Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de sus datos personales es NAVI AI AGENTS – FZCO, una sociedad de zona franca (Free Zone Company) registrada en Dubái con la licencia comercial n.º 66428 expedida por la Dubai Integrated Economic Zones Authority, con domicilio social en IFZA Business Park, DDP, Unit 66428-001, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates.

Para cualquier pregunta o solicitud sobre sus datos, escríbanos a administration@naviassistant.ai. No hemos designado un Delegado de Protección de Datos, ya que actualmente no estamos obligados a ello; nuestro equipo de privacidad atiende todas las solicitudes en esta dirección.

Cuando el RGPD de la UE o del Reino Unido nos exija designar un representante en la Unión Europea o en el Reino Unido, lo haremos y publicaremos sus datos en esta página.

2. Datos personales que recopilamos

Según la forma en que interactúe con nosotros, tratamos las siguientes categorías de datos:

• Datos de la cuenta: la forma en que inicia sesión (su cuenta de Google, o su dirección de correo electrónico con un código de un solo uso de 6 dígitos), el nombre, la dirección de correo electrónico y el identificador de perfil de esa cuenta, el nombre y los apellidos que confirma en Aya, el idioma de su interfaz, su zona horaria y la hora a la que empieza su día, si le ha indicado a Aya que es fundador (puede cambiarlo) y el estado de su suscripción.
• Datos de conversación: los mensajes que envía a Aya y las respuestas que Aya genera, para que Aya pueda mantener el contexto y mostrar su historial.
• Datos de las fuentes conectadas: usted elige qué fuentes conectar: Gmail, Google Calendar, Google Drive y Google Sheets; el correo y el calendario de Outlook y Microsoft 365, incluidos los buzones compartidos a los que ya tiene acceso; otros buzones de correo (IMAP y SMTP) y calendarios (CalDAV); y la app Calendario de su Mac. Aya lee los correos electrónicos, eventos, archivos y hojas de cálculo necesarios para responder a sus solicitudes, y comprueba si hay correos nuevos y cambios en el calendario para mantener al día el Brief de Aya (véase más abajo). De cada cambio conserva, durante un máximo de 45 días, un breve registro técnico (remitente, asunto, fecha, etiquetas y una referencia al mensaje o al evento), nunca el cuerpo. La lectura solo requiere permisos de lectura. Si además permite que Aya actúe en una dirección, puede preparar correos, respuestas, borradores, eventos de calendario y actualizaciones de hojas de cálculo, que solo se envían, crean o modifican después de que usted apruebe cada uno de ellos. Los resúmenes y respuestas elaborados a partir de ese contenido pasan a formar parte de sus datos de conversación.
• Memoria del negocio: para comprender su negocio, Aya analiza los metadatos de sus correos enviados y de su calendario (destinatarios, fechas, participantes) de hasta cinco años, los correos recientes de personas reales y algunas conversaciones clave. A partir de ello conserva un retrato de su negocio (sus actividades, su oferta, sus clientes), que usted puede validar o corregir, y un mapa de sus relaciones (función, estado, último contacto, nota breve). Los correos nunca se copian en esta memoria.
• El Brief de Aya: para mantener al día su lista de lo que requiere su atención, Aya comprueba periódicamente sus cuentas conectadas en busca de correos nuevos y cambios en el calendario (aproximadamente cada 2 a 15 minutos, según la actividad). Almacena elementos breves que redacta ella misma (un título, por qué es importante, una fecha límite cuando la hay, una referencia o un enlace al mensaje o evento de origen y la cuenta de origen), no copias de correos. Los breves extractos utilizados para justificar un elemento se verifican y después se descartan. Cada solicitud conserva además un breve seguimiento fechado (por ejemplo, cuándo se recibió, cuándo respondió usted y los nombres de los archivos enviados en respuesta, nunca su contenido); para saber si una respuesta completa una solicitud, Aya comprueba los nombres de los archivos adjuntos y los enlaces y, solo en caso de duda, un breve extracto de esa respuesta, que después se descarta. Puede marcar elementos como hechos o descartarlos, o pedir a Aya que se los recuerde a la hora que elija: en ese caso, ella le avisa en la app y envía un correo de recordatorio a la dirección de su cuenta desde administration@naviassistant.ai. Cuando un correo contiene un código que debe entregar a alguien en persona (por ejemplo, a un repartidor), Aya lo escribe en el elemento para que lo tenga a mano; los códigos de inicio de sesión y de seguridad nunca se conservan. Las direcciones de los elementos se convierten en coordenadas de mapa (véanse los proveedores de servicios más abajo).
• Preparación de reuniones: antes de una próxima reunión con alguien ajeno a su equipo, Aya puede buscar información pública sobre ese asistente (solo resultados de buscadores, nunca contenido extraído de las propias páginas) y preparar un breve resumen con preguntas sugeridas, marcado «por confirmar». Solo se muestra una foto cuando Aya tiene la certeza de que se trata de la misma persona. Las preparaciones de reuniones se eliminan 7 días después de la reunión y los resultados de búsqueda se guardan en caché durante 30 días. Este tratamiento se basa en el interés legítimo de preparar reuniones profesionales, y usted puede desactivarlo en Ajustes.
• Sugerencias proactivas: Aya puede añadir sugerencias al Brief de Aya a partir de sus fuentes conectadas y de su Brief (por ejemplo, una respuesta que lleva dos días esperando o una fecha límite mañana), y ocasionalmente mostrar una brevemente. Puede desactivar sus interrupciones (sonidos y apertura automática) y fijar horas de silencio en Ajustes. Mientras la app de escritorio está abierta, envía cada minuto una ligera señal de presencia, para que los recordatorios suenen en la app en lugar de llegar por correo.
• Datos recordados: los datos y preferencias que usted pide expresamente a Aya que recuerde, con el historial de los datos que sustituyeron. Puede consultarlos y eliminarlos en Aya (Ajustes → Memoria).
• Caja fuerte (secretos): las contraseñas, códigos, tarjetas, datos bancarios o claves que decida guardar en la caja fuerte de Aya se cifran en su computadora antes de salir de ella (AES-256), con una clave que permanece en el almacén seguro de claves de su computadora. Solo almacenamos esta forma cifrada, que ni nosotros ni Aya podemos leer, además del nombre y la descripción que usted da a cada secreto (Aya los utiliza para encontrar el correcto) y un registro de accesos (cuándo y desde qué dispositivo, nunca el valor). Un secreto solo se muestra en su computadora, después de su contraseña del dispositivo, su PIN o su huella dactilar. Una clave de recuperación, que se le muestra una sola vez, le permite restaurar la caja fuerte en otra computadora; solo conservamos la clave de la caja fuerte protegida por ella, que no podemos abrir. Si escribe un secreto en un mensaje, Aya lo bloquea antes de enviarlo y lo vuelve a ocultar en nuestros servidores.
• Nota: el texto, las listas, los enlaces y las imágenes que usted pone en su Nota en Aya. Se almacena en nuestros servidores para sincronizarse entre sus computadoras; las imágenes se guardan en un espacio de almacenamiento privado al que solo su cuenta puede acceder. Aya lee su Nota, mira una de sus imágenes o añade contenido solo cuando usted lo pide (por ejemplo, «¿qué anoté sobre…?» o «añade esto a mi nota»), y solo la reescribe cuando usted pulsa Reestructurar, después de mostrarle el resultado. Se conserva una versión anterior solo de texto, como máximo cada 10 minutos de escritura, para que pueda restaurarla.
• Contactos y operaciones: para actuar en su nombre, Aya conserva fichas de las personas y empresas con las que usted trabaja (nombre, cargo, empresa, direcciones de correo, teléfono, LinkedIn y sitio web), obtenidas de las firmas de correo, de lo que usted le dice y de sus correcciones, que nunca sobrescribe. También conserva sus operaciones con ellas (etapa, importes, estado facturado o pagado, siguiente paso y cambios fechados), extraídas de sus correos y conversaciones. Puede consultarlas y corregirlas en Aya (Mi Aya → Memoria).
• Documentos: si conecta Google Drive, Aya crea una carpeta «Aya Memory» en su Drive y solo lee los archivos que usted pone en esa carpeta (el resto de su Drive nunca se lee). También conserva los archivos adjuntos profesionales (presupuestos, facturas, contratos, propuestas) de los correos intercambiados con sus contactos profesionales. De cada documento almacenamos su texto extraído dividido en pasajes breves, representaciones numéricas de esos pasajes utilizadas para la búsqueda (embeddings) y una ficha breve (tipo, resumen, partes, importe, fecha). Un archivo retirado de la carpeta se olvida; también puede olvidar cualquier documento en Aya (Mi Aya → Memoria → Documentos).
• Transcripciones en directo: cuando activa la transcripción de una conversación real (en su computadora o en su teléfono), el audio se transmite a Soniox para convertirlo en texto y nunca se almacena; conservamos el texto (quién habló se muestra como S1, S2…), sus idiomas y su duración. Aya lo lee una vez para proponer una ficha (hechos, compromisos, cosas que comprobar); no se añade nada a su memoria antes de que usted lo confirme, y lo que parece privado (salud, familia, la vida de otra persona) se muestra aparte y no se conserva salvo que usted lo marque. Usted es responsable de informar a las personas que graba y de obtener su consentimiento cuando la ley lo exija (lo exige en muchos países, incluidos los Emiratos Árabes Unidos); Aya se lo recuerda cada vez. Puede descartar una transcripción: su texto se borra entonces.
• Comentarios: los errores, ideas y críticas que nos envía (desde la app o pidiéndoselo a Aya), una captura de pantalla opcional que usted decide hacer y un contexto técnico (versión de la app, sistema operativo, idioma, pantalla), nunca sus conversaciones. Los utilizamos para corregir y mejorar Aya y mostrarle su estado.
• Medición de uso: qué pantallas y botones utiliza, cuándo duda antes de actuar o hace clic varias veces, y los errores mostrados, registrados solo como nombres (nunca lo que escribe, lee o recibe), conservados 180 días. Puede desactivarla en Aya («Ayudar a mejorar Aya»), lo que también borra lo registrado.
• Calendario del Mac: si conecta la app Calendario de su Mac, Aya envía los próximos eventos que contiene (título, fechas, lugar, repetición, nombre del calendario y demás asistentes, nunca las notas) para que puedan aparecer en el Brief de Aya.
• Notion: si conecta Notion, usted elige en la propia ventana de Notion qué páginas y bases de datos puede ver Aya; no ve nada más. Aya las busca y las lee para responder a sus solicitudes, añade las páginas compartidas a sus Documentos (pasajes, embeddings y una ficha breve, actualizados cuando una página cambia) y, en el caso de las bases de datos compartidas, determina qué contiene cada una (por ejemplo contactos, empresas, operaciones, tareas o proyectos) para mantener al día sus fichas de contacto, sus operaciones y su Brief, con un enlace a la página. También recibimos el nombre y la dirección de correo de su cuenta de Notion. Solo crea o modifica una página o una fila de una base de datos después de que usted lo apruebe.
• Slack: si conecta un espacio de trabajo de Slack, Aya actúa con su propio acceso de usuario. Cuando usted lo pide, busca y lee las conversaciones que usted puede ver. Slack también nos notifica sus mensajes directos y de grupo, los mensajes que le mencionan y los hilos en los que participa; Aya conserva estos mensajes (texto, autor, conversación, hora) durante un máximo de 7 días para poner en su Brief lo que requiere su respuesta, e ignora los mensajes ordinarios de los canales y los bots. Solo envía un mensaje o una respuesta en su nombre después de que usted lo apruebe.
• Discord: si añade el bot de Aya a uno de sus servidores de Discord, ella solo lee los canales que usted decide seguir en ese servidor (nunca los mensajes privados, que Discord no facilita a ninguna app), conserva los mensajes leídos durante un máximo de 45 días para que pueda buscarlos y pone en su Brief las preguntas dirigidas a usted. Recibimos su identificador y su nombre de Discord para reconocer sus menciones. Solo publica un mensaje después de que usted lo apruebe. Retirar el bot del servidor o desconectarlo detiene toda lectura.
• HubSpot: si conecta una cuenta de HubSpot, Aya lee sus contactos, empresas, operaciones y pipelines, tareas, tickets, notas, productos y envíos de formularios (al principio hasta 12 meses de historial, y después los cambios) para completar sus fichas de contacto y sus operaciones, poner sus propias tareas próximas en su Brief y preparar sus reuniones. Solo crea notas, tareas, contactos o asociaciones y actualiza operaciones después de que usted apruebe cada una de ellas.
• Shopify: si instala Aya en su tienda Shopify, ella lee su información, sus productos y su inventario, los pedidos (al principio los últimos 60 días, y después los cambios), las disputas, las políticas y, cuando se utiliza Shopify B2B, las empresas y los compradores, para informarle sobre sus ventas, avisarle de envíos con retraso, existencias bajas o disputas, y responder a los correos de los clientes con el pedido correcto. Los nombres, las direcciones de correo y los países de los clientes solo se leen cuando Shopify concede acceso a los datos protegidos de los clientes; sus direcciones postales y números de teléfono nunca se almacenan. Respecto de los datos de sus clientes, usted es el responsable del tratamiento y nosotros los tratamos por cuenta de usted. Los reembolsos, cancelaciones, envíos, descuentos, cambios de precio y de existencias y pedidos en borrador solo se realizan después de que usted apruebe cada uno de ellos.
• Instagram: si conecta su cuenta profesional de Instagram, Aya recibe de Meta los mensajes directos enviados a esa cuenta y los comentarios en sus publicaciones (nombre y nombre de usuario de Instagram del remitente, texto, hora; los archivos adjuntos solo como su tipo), para poner en su Brief quién espera su respuesta, recordar a las personas y lo que pidieron, y preparar respuestas. Los mensajes se conservan 45 días; lo que Aya aprendió (contactos, datos, elementos del Brief) permanece hasta que usted lo elimine. Una respuesta, una respuesta pública a un comentario o una respuesta privada solo se envía después de que usted la apruebe, y solo dentro del plazo que permite Instagram (24 horas después del último mensaje de la persona) (o hasta 7 días para una respuesta que usted redacte, cuando Meta lo permita).
• WhatsApp: si conecta su número de WhatsApp Business (registro integrado, la app WhatsApp Business de su teléfono sigue funcionando), Aya recibe de Meta los mensajes de ese número, los mensajes que usted envía desde la app, hasta 6 meses de conversaciones anteriores y los nombres de sus contactos (utilizados solo para dar nombre a sus conversaciones, nunca añadidos por sí solos a la memoria de Aya). Los mensajes se conservan 45 días. Las respuestas y los mensajes de plantilla solo se envían después de que usted apruebe cada uno de ellos; Meta factura los mensajes de plantilla a su cuenta de WhatsApp Business, y Aya muestra el precio estimado de Meta antes de que usted los apruebe. No se pueden conectar cuentas personales de WhatsApp.
• Desconexión y eliminación: desconectar Instagram o WhatsApp en Aya borra sus mensajes y los elementos abiertos del Brief que crearon; retirar Aya desde los ajustes de Instagram o de Facebook envía a Aya la solicitud de eliminación de Meta, que borra de inmediato los datos de la cuenta (se devuelven a Meta un código de confirmación y una página de estado). No utilizamos estos mensajes para publicidad, no los vendemos ni los utilizamos para entrenar modelos de IA.
• Documentos tras un enlace: cuando usted lo pide, Aya puede obtener un documento desde un enlace de uno de sus correos (solo direcciones web seguras, hasta 20 MB; se rechazan programas, scripts y archivos comprimidos). Un enlace a un sitio poco habitual solo se abre después de una aprobación con un clic, y una página que requiere iniciar sesión se abre en su propio navegador. El archivo se conserva en un espacio privado de su cuenta como uno de sus Documentos y nuestro proveedor de antivirus lo analiza en busca de software malicioso; conservamos una huella de los archivos ya analizados para no volver a analizarlos.
• Su estilo de redacción: para que los correos que redacta suenen como usted, Aya lee los últimos correos que usted envió (unos 160 por buzón) y redacta una breve guía de estilo (tono, saludos, despedidas y ejemplos inventados) por idioma y tipo de destinatario, y anota el registro que usted utiliza con cada contacto. Sus correos no se conservan para ello, y la guía nunca contiene una frase tomada de ellos. Cuando usted edita un borrador antes de enviarlo, ella solo registra el tipo de cambio (por ejemplo, más corto o más formal), nunca el texto. Puede desactivarlo, editar la guía o pedir a Aya que vuelva a aprender en Aya (Memoria → Tu estilo de correo).
• Informes de conversaciones de sus herramientas: si configura una de sus herramientas (por ejemplo, una automatización que exporta sus conversaciones de LinkedIn o WhatsApp) para enviar conversaciones al webhook de su Brief, conservamos los mensajes recibidos solo hasta que Aya los ha leído, y después solo sus identificadores y huellas para evitar duplicados. Aya propone qué añadir a su memoria y a su Brief en una ficha que usted confirma.
• Soluciones a medida: si Navi crea una solución a medida para usted (plan Pro+, en virtud de un contrato independiente), Aya intercambia con ella solo aquello para lo que está diseñada: los comandos que usted pide a Aya que ejecute, los eventos firmados que envía a su Brief y las vistas mostradas en Aya. Las acciones que marca como sensibles requieren su aprobación.
• Modo local: cuando se ofrece, puede permitir que los modelos de IA de Aya (y, en un Mac, el reconocimiento de voz y su voz) funcionen en su propia computadora. En ese modo, sus solicitudes, documentos y audio se tratan en su computadora y no se envía ninguna solicitud a proveedores de IA externos; los datos de su cuenta (conversaciones, Brief, memoria) siguen almacenándose en nuestros servidores como se describe en esta política. Los modelos se descargan una sola vez desde sus fuentes oficiales.
• Programas de recomendación y de socios: su código de recomendación, quién se unió con él y las recompensas concedidas (créditos aplicados a través de Stripe). Si usted se convierte en socio: su aceptación de las condiciones para socios (versión y fecha), su código de socio, los clientes que se le atribuyen (mostrados en su espacio de socio solo por nombre e inicial) y las comisiones adeudadas y pagadas.
• Oportunidades y webhooks: si activa las oportunidades de negocio, Aya busca eventos públicos que encajan con su negocio a partir del retrato de su negocio y de la ciudad que usted confirma; las direcciones de los eventos públicos se sitúan en un mapa. Si crea un webhook, las herramientas a las que usted dé su dirección pueden añadir elementos a su Brief; conservamos los elementos y un registro de cada llamada (hora, número de elementos).
• Aprobaciones y acciones: cuando Aya prepara una acción, como una respuesta por correo o un evento de calendario, conservamos la solicitud de aprobación (el contenido propuesto), su respuesta y, una vez realizada la acción, su comprobante (como el identificador que devuelve el proveedor para el mensaje enviado o el evento creado), como parte del historial de su cuenta.
• Relaciones: Aya clasifica a las personas y empresas con las que usted trata según la función que tienen para usted (por ejemplo cliente, prospecto, proveedor, colega o familia) y conserva para cada una una nota breve de lo que ha entendido, los motivos de esa función con sus fechas, las empresas a las que una persona pertenece o perteneció y el historial de cambios de función, que usted puede deshacer. Para decidir, examina los asuntos y la dirección de sus intercambios recientes, algunas de sus propias frases de apertura y sus reuniones; estos indicios se utilizan y después se descartan. Sus correcciones siempre prevalecen. Estas fichas se refieren a otras personas: solo se conservan para ayudarle en su trabajo, nunca se comparten ni se venden.
• Perfil de actividad: a partir de sus fuentes conectadas y de lo que usted le dice, Aya conserva una breve descripción de su actividad (por ejemplo fundador, empleado, autónomo, estudiante o persona en busca de empleo, con su sector y su función) para que sus funciones se adapten a usted; sus correcciones prevalecen. Si está buscando empleo, las candidaturas que ella sigue por usted son privadas: nunca aparecen en nuestras herramientas de administración, registros ni mensajes hablados, y Aya rechaza cualquier acción que pudiera revelarlas a su empleador.
• Archivos, texto pegado y capturas de pantalla: los archivos que usted da a Aya (PDF, Word, imágenes, texto, hojas de cálculo, transcripciones, hasta 20 MB) y los textos largos que pega se almacenan en un espacio privado de su cuenta y se leen una vez para extraer su texto. Una zona de la pantalla que usted selecciona con «Mira esto» se envía a Aya como imagen y se elimina al cabo de un día. Cuando un archivo es la transcripción de una reunión, Aya prepara un informe de la reunión (decisiones, compromisos, contactos, siguientes pasos) que no cambia nada hasta que usted lo confirma.
• Voz: cuando dicta, su voz se transmite a nuestro proveedor de voz a texto solo mientras habla; conservamos el texto resultante, nunca el audio. Cuando Aya habla, el texto que dice se envía a un proveedor de texto a voz. La primera vez que abre Aya, ella puede saludarle por su nombre: el saludo se genera una vez y se conserva como archivo de audio, que puede reutilizarse para cualquier persona con el mismo nombre, idioma y voz.
• Funciones de la computadora (app de escritorio): cuando usted lo pide, Aya puede abrir un sitio web o una app, copiar en su portapapeles, mostrar una notificación, exportar un texto a su carpeta Descargas, leer la dirección de la página abierta en su navegador o el texto que ha seleccionado o copiado, y buscar archivos por nombre o contenido en las carpetas que usted ha permitido. Solo llega a nuestros servidores lo necesario: en una búsqueda de archivos, los nombres, carpetas, tamaños y fechas de los resultados, nunca su contenido salvo que usted dé el archivo a Aya.
• Búsqueda web: cuando usted pregunta por información pública, Aya puede enviar a nuestro proveedor de búsqueda una consulta redactada a partir de su solicitud y leer una página web pública.
• Rutinas y tareas en segundo plano: las instrucciones que usted pide a Aya que repita (por ejemplo, cada mañana) o que realice en segundo plano, con los pasos y el resultado de cada ejecución. Se ejecutan en nuestros servidores con las mismas reglas que una conversación: no se envía ni se modifica nada sin su aprobación.
• App del teléfono y notificaciones: si utiliza Aya en su teléfono, conservamos un token de notificación de su dispositivo y su tipo, para poder enviarle recordatorios. La app del teléfono solo utiliza el micrófono mientras usted dicta o graba.
• Otros asistentes de IA: si conecta a Aya un asistente como ChatGPT o Claude, conservamos la autorización que usted dio (el nombre del asistente, los accesos que marcó y la fecha) y, durante 90 días, un registro de sus llamadas sin su contenido. El asistente solo lee lo que usted permitió, nunca su caja fuerte ni el cuerpo de sus correos, y solo puede proponer cambios que usted aprueba en Aya. Puede desconectarlo en cualquier momento.
• Informes de fallos: cuando la app o una función del servidor falla, se envía un informe técnico (error, versión de la app, sistema operativo y un identificador de cuenta) a nuestro proveedor de supervisión de errores. Las direcciones de correo, los tokens, las claves y los números se eliminan antes del envío. Desactivar «Ayudar a mejorar Aya» también detiene los informes desde su computadora.
• Correos que le enviamos: códigos de inicio de sesión, los recordatorios que usted configura, mensajes sobre su suscripción (bienvenida, fin de la prueba, pago) y, durante su prueba, algunos consejos para sacar el máximo partido a Aya, cada uno con un enlace para darse de baja con un clic. Conservamos un registro de los correos enviados.
• Suscripción y pago: su plan, el estado de su prueba y de su suscripción, su periodo de facturación y los identificadores que nos facilita Stripe. Su tarjeta se introduce en las páginas de Stripe y la procesa Stripe: nunca vemos ni almacenamos su número completo. Stripe conserva además su dirección de facturación, su identificador fiscal y sus facturas. Si utiliza un código de acceso, conservamos qué código utilizó (los códigos solo se almacenan en forma de hash).
• Datos de conexión: qué fuentes conectó, cuándo, su estado y un token de acceso cifrado (véase la sección «Seguridad»). En el caso de un buzón o un calendario conectado con contraseña («Otro buzón» mediante IMAP y SMTP, «Otro calendario» mediante CalDAV), conservamos su configuración de servidor y la contraseña (preferiblemente una contraseña de aplicación), cifrada con una clave de servidor dedicada y después almacenada de nuevo cifrada; solo se utiliza para leer sus correos o eventos y para enviar o crear lo que usted aprueba, nunca se muestra y se borra cuando usted se desconecta.
• Datos técnicos y de diagnóstico: metadatos de ejecución, como qué componente se ejecutó, su duración, su éxito o fallo y su coste. Estos metadatos nunca contienen el contenido de sus mensajes, correos o eventos.
• Datos del Sitio web: registros estándar del servidor de nuestros proveedores de alojamiento y de red (dirección IP, tipo de navegador, página solicitada, fecha y hora), conservados por motivos de seguridad y fiabilidad.
• Datos de contacto: su nombre, su dirección de correo y su idioma preferido cuando nos escribe, y el contenido de los mensajes que nos envía.
• Lista de aviso: su dirección de correo, su idioma, la función que le interesa (por ejemplo, el modo confidencial) y la fecha de su consentimiento, cuando pide que le avisemos cuando esté disponible. Solo la utilizamos para escribirle sobre ello; puede pedir que le eliminemos en cualquier momento.
• Solicitudes de automatización: cuando nos pide que creemos una automatización, su nombre, su dirección de correo, su empresa (opcional), el contexto que describe (opcional), su idioma, su consentimiento y la automatización que estaba consultando.

No recopilamos intencionadamente categorías especiales de datos personales. No obstante, las fuentes conectadas pueden contener tales datos si figuran en sus correos o en su calendario; Aya solo los trata para responder a sus propias solicitudes.

3. Cómo utilizamos los datos personales y bases jurídicas

Utilizamos los datos personales para los siguientes fines, cada uno con una base jurídica cuando la ley lo exige (por ejemplo, en virtud del RGPD de la UE o del Reino Unido):

• Prestar el Servicio: autenticarle, comprender sus solicitudes, leer sus fuentes conectadas cuando una solicitud o el Brief de Aya lo necesitan, generar respuestas, resúmenes y recordatorios, preparar la lista de su Brief, conservar los datos que usted pide a Aya que recuerde y realizar las acciones que usted aprueba. Base jurídica: ejecución de nuestro contrato con usted.
• Mantener la seguridad y la fiabilidad del Servicio: prevenir abusos, investigar incidentes y resolver problemas, incluso por parte de personal autorizado de Navi que utiliza únicamente metadatos técnicos. Base jurídica: nuestros intereses legítimos en operar un servicio seguro y el cumplimiento de obligaciones legales.
• Gestión de costes y capacidad: registrar el uso de los proveedores de IA para controlar los costes. Base jurídica: nuestros intereses legítimos.
• Responder a sus mensajes: contestar a los mensajes que nos envía. Base jurídica: nuestro interés legítimo en responderle, o medidas adoptadas a petición suya antes de un contrato.
• Solicitudes de automatización: responder a su solicitud y preparar una propuesta. Base jurídica: medidas adoptadas a petición suya antes de celebrar un contrato, y su consentimiento.
• Cumplimiento legal: conservar registros y responder a solicitudes legítimas de las autoridades. Base jurídica: cumplimiento de obligaciones legales.
• Suscripciones y facturación: gestionar su prueba y su suscripción, cobrar los pagos a través de Stripe, emitir facturas y aplicar impuestos. Base jurídica: ejecución de nuestro contrato con usted y cumplimiento de obligaciones fiscales y contables.
• Correos sobre el Servicio: códigos de inicio de sesión, recordatorios y mensajes de suscripción (ejecución de nuestro contrato), y consejos durante su prueba (nuestro interés legítimo en ayudarle a utilizar aquello por lo que paga; puede darse de baja con un clic).
• Mejorar el Servicio: medición de uso e informes de fallos, sin el contenido de sus mensajes. Base jurídica: nuestros intereses legítimos; puede desactivarlos.
• Datos sobre otras personas: fichas de contacto, funciones en las relaciones y preparación de reuniones sobre las personas con las que usted trabaja. Base jurídica: su interés legítimo y el nuestro en organizar sus relaciones profesionales, limitado a lo que Aya necesita; estas personas pueden contactarnos para ejercer sus derechos.
• Datos de los clientes de su tienda Shopify: los tratamos por cuenta de usted, como encargado del tratamiento, únicamente para prestar las funciones que usted utiliza para su tienda. Usted es responsable de informar a sus clientes y de disponer de una base jurídica para este tratamiento.

No utilizamos sus datos personales para publicidad, y no los vendemos ni los alquilamos.

4. Datos de usuario de Google (uso limitado)

El uso y la transferencia a cualquier otra app, por parte de Aya, de la información recibida de las API de Google se ajustarán a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google (Google API Services User Data Policy), incluidos los requisitos de uso limitado (Limited Use) (https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy).

En particular: solo utilizamos los datos de usuario de Google para prestar y mejorar las funciones orientadas al usuario que usted solicita; no los transferimos a terceros salvo cuando sea necesario para prestar esas funciones, para cumplir la legislación aplicable o en el marco de una fusión o adquisición con aviso previo a usted; no los utilizamos para publicidad; y ninguna persona los lee salvo que usted nos dé su consentimiento expreso para mensajes concretos, sea necesario por motivos de seguridad (como investigar un abuso) o lo exija la ley.

No utilizamos los datos de usuario de Google para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados de inteligencia artificial o de aprendizaje automático.

Para prestar estas funciones, los datos de usuario de Google pertinentes son tratados por nuestros proveedores de servicios de IA indicados más abajo (OpenAI, Anthropic y TypeSafe AI), exclusivamente siguiendo nuestras instrucciones. No los utilizan para entrenar sus modelos, y Aya no los utiliza para ningún otro fin que las funciones que usted utiliza.

Puede revocar el acceso de Aya en cualquier momento en Aya (Conectores → Desconectar), lo que elimina el token almacenado, o en los ajustes de su cuenta de Google.

5. Otras plataformas que conecta

Los compromisos de la sección anterior se aplican de la misma manera a los datos que recibimos de Microsoft (Outlook y Microsoft 365), Notion, Slack, Discord, HubSpot, Shopify y cualquier otro buzón o calendario que usted conecte: solo los utilizamos para prestar las funciones que usted utiliza; no los vendemos, no los utilizamos para publicidad y no los utilizamos para entrenar ni mejorar modelos de inteligencia artificial, ni propios ni ajenos; ninguna persona los lee salvo con su consentimiento expreso para contenidos concretos, por motivos de seguridad o cuando la ley lo exige.

Cada plataforma sigue rigiéndose por sus propias condiciones. Aya solo tiene el acceso que usted concede al conectarla, y puede revocarlo en cualquier momento en Aya (Conectores) o en los propios ajustes de la plataforma (por ejemplo, retirando la app de su espacio de trabajo de Slack, de sus conexiones de Notion, de su servidor de Discord o de su tienda Shopify).

Cuando desconecta una herramienta, Aya deja de leerla de inmediato y borra su token de acceso (salvo que otra herramienta conectada con la misma cuenta lo siga utilizando), los documentos y elementos pendientes que procedían únicamente de esa herramienta y, en el caso de Notion y HubSpot, los vínculos entre su memoria y esa herramienta; se conservan las fichas de contacto confirmadas también por otra fuente. Cuando una tienda desinstala Aya en Shopify, la sincronización se detiene; las solicitudes de datos de clientes y de supresión que Shopify nos envía (para un cliente o para toda la tienda) se atienden en el plazo que fija Shopify.

6. Inteligencia artificial y tratamiento automatizado

Aya utiliza modelos de IA para comprender sus solicitudes y elaborar respuestas. Un modelo de lenguaje genera las respuestas de Aya; un modelo de decisión rápido toma pequeñas decisiones operativas, como abrir o no un panel de la interfaz. Los modelos de IA también evalúan los correos nuevos y los cambios en el calendario para decidir cuáles merecen un lugar en el Brief de Aya, y redactan sus elementos breves.

Los modelos de IA también clasifican sus relaciones, describen su actividad, leen los archivos y capturas de pantalla que usted comparte, preparan informes y preparaciones de reuniones, y sugieren oportunidades. Puede ver y corregir lo que Aya ha concluido.

Estos pasos automatizados no producen decisiones con efectos jurídicos ni efectos significativos similares sobre usted. Aya no realiza acciones que modifiquen sus datos (como enviar un correo o crear un evento) sin su aprobación expresa.

Los resultados de la IA pueden ser inexactos. Usted sigue siendo responsable de verificar la información importante antes de basarse en ella.

7. Proveedores de servicios y comunicación de datos

Solo compartimos datos personales con proveedores de servicios que actúan siguiendo nuestras instrucciones y con obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad:

• Supabase: base de datos, autenticación, almacenamiento de tokens cifrados y funciones de servidor. Los datos de la aplicación Aya se alojan en Singapur; los datos del Sitio web (mensajes de contacto, solicitudes de automatización y la lista de aviso) se alojan en la Unión Europea (París).
• OpenAI: modelo de lenguaje que interpreta su solicitud, genera la respuesta de Aya, lee los archivos y capturas de pantalla que usted comparte, prepara los informes de reuniones y redacta los elementos del Brief de Aya; recibe el contexto necesario para estas tareas, incluido el contenido pertinente de las fuentes conectadas. OpenAI no utiliza los datos enviados a través de la API para entrenar sus modelos. OpenAI también convierte en embeddings los pasajes de documentos y sus preguntas para la búsqueda, y realiza las búsquedas web utilizadas para encontrar oportunidades (recibe la descripción de su actividad y su ciudad, no sus correos).
• Anthropic, PBC (Estados Unidos): modelo de lenguaje de respaldo (Claude), utilizado únicamente cuando nuestro modelo de lenguaje principal no está disponible; en ese caso recibe el mismo contexto que el modelo principal para esa respuesta. Anthropic no utiliza los datos enviados a través de la API para entrenar sus modelos.
• TypeSafe AI (con Vercel AI Gateway y DigitalOcean como rutas de respaldo): modelo de decisión rápido (Jev) aplicado a entradas breves y acotadas, por ejemplo el texto de su mensaje, el remitente, el asunto y la vista previa de un correo nuevo (para decidir si merece un lugar en el Brief de Aya), metadatos de contactos (para clasificar relaciones) y datos que usted pidió a Aya que recordara (para detectar duplicados o contradicciones). También examina el texto procedente del exterior (correos, páginas web) en busca de instrucciones dirigidas a Aya.
• Brave Software, Inc. (Estados Unidos): búsqueda web y de imágenes para la preparación de reuniones y para las preguntas que usted hace a Aya sobre información pública; solo recibe las consultas de búsqueda (por ejemplo, el nombre y la empresa de un asistente), no sus correos ni los datos de su cuenta.
• Soniox, Inc. (Estados Unidos): conversión de voz a texto cuando usted dicta (Control + Option) y cuando activa la transcripción en directo de una conversación. Su voz se transmite a Soniox solo mientras usted dicta; Aya conserva el mensaje resultante, no el audio.
• Google: inicio de sesión; las API de Gmail, Google Calendar, Google Drive (solo la carpeta «Aya Memory») y Google Sheets que usted decide conectar; la conversión de texto a voz de Gemini, a través de Google Cloud Vertex AI o de la API de Gemini, que recibe el texto de lo que Aya dice en voz alta; Firebase Cloud Messaging, que entrega las notificaciones a los teléfonos Android; y Google Workspace, que envía nuestros correos (códigos de inicio de sesión, recordatorios, mensajes de suscripción) y reenvía a nuestro equipo las solicitudes del Sitio web.
• Mapbox, Inc. (Estados Unidos): teselas de mapa para el mapa de oportunidades; recibe la zona del mapa mostrada y datos técnicos de conexión, no los datos de su cuenta.
• Komoot (Photon) y la OpenStreetMap Foundation (Nominatim): conversión de direcciones (de eventos públicos y de los elementos de su Brief) en coordenadas de mapa; solo reciben la dirección.
• YouTube (Google): vídeos de demostración en la página de Automatizaciones. Las miniaturas se cargan desde los servidores de imágenes de YouTube; el reproductor de vídeo (modo de privacidad mejorada, youtube-nocookie.com) solo se carga cuando usted pulsa reproducir, y entonces queda sujeto a la política de privacidad de Google.
• Vercel: alojamiento y distribución del Sitio web.
• Tencent Cloud: un relé de red que reenvía el tráfico cifrado del Sitio web de los visitantes que se conectan desde China continental. No descifra ese tráfico; solo registra metadatos de conexión (dirección IP, host solicitado, hora) por motivos de seguridad.
• Microsoft: las API de correo y calendario de Outlook y Microsoft 365 (Microsoft Graph) que usted decide conectar.
• xAI: conversión de texto a voz de respaldo, utilizada únicamente cuando nuestro proveedor de voz principal no está disponible; recibe el texto que Aya dice en voz alta.
• Stripe, Inc.: pagos, facturas, impuestos y el portal de gestión de suscripciones.
• Functional Software, Inc. (Sentry): supervisión de errores; recibe los informes de fallos depurados descritos más arriba, a través de un relé que gestionamos nosotros.
• Apple: el servicio Apple Push Notification, que entrega las notificaciones a los iPhone.
• Notion Labs, Inc., Slack Technologies, LLC (Salesforce), Discord Inc., HubSpot, Inc. y Shopify Inc.: los servicios cuyas API usted decide conectar. No son nuestros encargados del tratamiento: conservan sus datos con arreglo a sus propias condiciones, y Aya los lee o modifica con el acceso que usted concedió.
• Cloudmersive (Estados Unidos): análisis antimalware de los documentos que Aya obtiene de un enlace a petición suya; recibe el archivo que debe analizar, no los datos de su cuenta.
• Los asistentes que usted mismo conecta (como ChatGPT o Claude) no son nuestros proveedores: reciben lo que usted les permitió leer, con arreglo a sus propias condiciones y políticas de privacidad.

También podemos comunicar datos personales cuando lo exija la ley, para proteger nuestros derechos o la seguridad de otras personas, o a un sucesor en caso de fusión, adquisición o venta de activos, en cuyo caso esta política seguirá protegiendo sus datos.

8. Transferencias internacionales

Operamos desde los Emiratos Árabes Unidos, alojamos los datos de la aplicación en Singapur y utilizamos proveedores establecidos en Estados Unidos y en otros lugares. Por tanto, sus datos personales pueden transferirse a países distintos del suyo y tratarse en ellos, y es posible que esos países no ofrezcan el mismo nivel de protección.

Cuando es necesario, aplicamos garantías adecuadas para estas transferencias, como las Cláusulas Contractuales Tipo de la Comisión Europea (y el Anexo del Reino Unido), compromisos contractuales de nuestros proveedores y los mecanismos de transferencia permitidos por el Decreto-ley federal n.º 45 de 2021 de los EAU y otras leyes aplicables. Puede solicitar más información sobre estas garantías poniéndose en contacto con nosotros.

China continental: el Servicio no se ofrece específicamente en China continental. Si lo utiliza desde China continental, su información personal se transfiere y se trata fuera de China: en Singapur (alojamiento de los datos de la aplicación), en los Emiratos Árabes Unidos (nuestra empresa) y por nuestros proveedores situados, en particular, en Estados Unidos y en la Unión Europea, descritos en la sección «Proveedores de servicios y comunicación de datos». Al utilizar el Servicio, queda usted informado de estas transferencias. Sus derechos se exponen en la sección «Información regional».

9. Conservación

• Datos de la cuenta y de conversación: mientras su cuenta esté activa; después, se eliminan en un plazo de 30 días a partir de una solicitud de eliminación de la cuenta, salvo que la ley exija una conservación más prolongada.
• Memoria del negocio: se conserva mientras su cuenta está activa; puede pausar el análisis o borrar esta memoria en cualquier momento en Aya (Ajustes → Memoria → Olvidar la memoria del negocio), lo que también borra los datos que usted pidió a Aya que recordara.
• Elementos del Brief de Aya: se conservan mientras su cuenta está activa, como parte de los datos de su cuenta. Los elementos que usted marca como hechos o descarta salen de su lista; los recordatorios que configura se envían una vez, a la hora que eligió, y el elemento permanece en su lista.
• Datos recordados y su historial: se conservan hasta que usted los elimina en Memoria, utiliza Olvidar la memoria del negocio o elimina su cuenta.
• Caja fuerte: cada secreto hasta que usted lo modifica (el valor cifrado anterior se sobrescribe) o lo elimina; su registro de accesos hasta que usted elimina su cuenta.
• Nota: se conserva mientras su cuenta está activa y se elimina con ella; las versiones de texto anteriores se eliminan al cabo de 30 días; una imagen sale de nuestro almacenamiento cuando usted elimina su cuenta.
• Voz: Aya no almacena su audio; solo su saludo de la primera apertura, generado a partir de su nombre, se conserva como archivo de audio. Lo que usted dictó se conserva como el mensaje que envió; la duración de cada sesión de voz se conserva para la facturación.
• Transcripciones en directo: el texto se conserva para preparar su ficha y como fuente del informe de reunión que usted confirmó; una transcripción descartada se borra de inmediato. El audio nunca se almacena.
• Registros de aprobación y comprobantes: se conservan como parte del historial de su cuenta mientras su cuenta está activa.
• Tokens de conexión: se eliminan inmediatamente cuando usted desconecta una fuente o elimina su cuenta.
• Contenido leído de las fuentes conectadas: no se almacena como copia. Los extractos utilizados para justificar un elemento del Brief de Aya se descartan una vez verificados; solo se conservan las respuestas, los resúmenes y los elementos breves del Brief de Aya que redacta Aya.
• Documentos: los pasajes, embeddings y fichas se conservan mientras el archivo permanece en la carpeta Aya Memory (o, en el caso de un archivo adjunto, mientras su cuenta está activa), y se eliminan cuando usted retira el archivo, olvida el documento o desconecta la cuenta de Google.
• Diario de actividad (qué componente se ejecutó, su duración, su resultado y su coste, sin contenido): 90 días. Registros técnicos de correos nuevos y cambios en el calendario: 45 días después de su tratamiento. Acciones de la interfaz: 90 días. Registros del modelo de decisión rápido y de las llamadas de otros asistentes: 90 días. Registro de llamadas de webhooks: 90 días. Registro de sugerencias proactivas: 180 días. Medición de uso: 180 días. Historial de recordatorios entregados: 30 días. Capturas de pantalla («Mira esto»): 1 día. Registros de seguridad e informes de fallos: un periodo limitado y proporcionado a su finalidad.
• Mensajes de sus herramientas de trabajo: mensajes de Slack recibidos de su espacio de trabajo, hasta 7 días; mensajes de Discord leídos en los canales que usted sigue, 45 días; mensajes recibidos de sus herramientas para informes de conversaciones, hasta que Aya los ha leído (sus identificadores y huellas se conservan para evitar duplicados).
• Datos de Notion, HubSpot y Shopify: se conservan mientras la herramienta sigue conectada (pedidos de Shopify: 18 meses como máximo). Lo que Aya escribió en su memoria a partir de ellos (fichas de contacto, operaciones, elementos del Brief) sigue las reglas anteriores y se olvida cuando usted desconecta la herramienta, salvo que otra fuente lo confirme.
• Guía de estilo de redacción: mientras su cuenta está activa, hasta que usted la desactiva, la modifica o pide a Aya que vuelva a aprender. Resultados del antivirus: una huella de cada archivo y su resultado, conservados para no analizar dos veces el mismo archivo.
• Registros de los programas de recomendación y de socios: durante el tiempo que exija la legislación fiscal y contable.
• Archivos que usted da a Aya e informes de reuniones: se conservan con sus conversaciones mientras su cuenta está activa.
• Registros de suscripción y facturas: durante el tiempo que exija la legislación fiscal y contable.
• En su computadora y su teléfono: una caché local (último Brief de Aya, primera página del Historial, preferencias) permanece en su dispositivo bajo su cuenta; su sesión se borra cuando cierra la sesión.
• Mensajes de contacto: hasta 24 meses después de nuestro último intercambio, o hasta que usted nos pida que los eliminemos.
• Lista de aviso: hasta que la función esté disponible y le hayamos escrito, como máximo 24 meses, o hasta que usted nos pida que la eliminemos.
• Solicitudes de automatización: hasta 24 meses después de nuestro último intercambio, salvo que un contrato exija una conservación más prolongada o que usted nos pida que las eliminemos.

10. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo, entre ellas el cifrado en tránsito, el cifrado de los tokens de acceso en una caja fuerte dedicada, controles de acceso por cuenta en nuestra base de datos, permisos de lectura por defecto y acciones solo después de su aprobación expresa, acceso del personal con el mínimo privilegio y supervisión del Servicio. Los tokens entregados a los webhooks y a otros asistentes de IA y los códigos de acceso solo se almacenan en forma de hash, los secretos de su caja fuerte se cifran en su propio dispositivo y las contraseñas de otros buzones se cifran dos veces.

Ningún sistema es completamente seguro. Si una violación de datos personales puede suponer un riesgo para sus derechos, se lo notificaremos a usted y a las autoridades competentes conforme a la legislación aplicable.

11. Sus derechos

Según el lugar donde resida, puede tener derecho a:

• acceder a los datos personales que conservamos sobre usted y recibir una copia;
• rectificar datos inexactos o incompletos;
• obtener la supresión de sus datos;
• limitar u oponerse a determinados tratamientos, incluidos los basados en intereses legítimos;
• recibir sus datos en un formato portable;
• retirar su consentimiento en cualquier momento, sin que ello afecte al tratamiento realizado antes de la retirada;
• no ser objeto de decisiones basadas únicamente en un tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o efectos significativos similares.

Para ejercer estos derechos, escriba a administration@naviassistant.ai. Es posible que necesitemos verificar su identidad. Respondemos en los plazos que fija la legislación aplicable (en general, un mes en virtud del RGPD).

También tiene derecho a presentar una reclamación ante una autoridad de control, en particular en el país donde reside o trabaja, por ejemplo la UAE Data Office, su autoridad local de protección de datos en la Unión Europea, la Information Commissioner’s Office del Reino Unido, la Saudi Data & AI Authority (SDAIA), la Personal Data Protection Commission de Singapur o la Data Protection Board de la India.

12. Información regional

• Emiratos Árabes Unidos: tratamos los datos de conformidad con el Decreto-ley federal n.º 45 de 2021 sobre la protección de datos personales, en la medida en que sea aplicable, y respetamos los derechos que le otorga, incluidos los de acceso, rectificación, supresión, limitación, oposición y portabilidad.
• Espacio Económico Europeo, Reino Unido y Suiza: esta política pretende cumplir los requisitos del RGPD de la UE, el RGPD del Reino Unido y la Ley Federal suiza de Protección de Datos.
• Arabia Saudí: tratamos los datos personales de conformidad con la Ley de Protección de Datos Personales y su reglamento de aplicación, en la medida en que sean aplicables.
• Singapur: cumplimos la Personal Data Protection Act 2012 respecto de los datos alojados y tratados en Singapur.
• India: tratamos los datos personales digitales de conformidad con la Digital Personal Data Protection Act, 2023, en la medida en que sea aplicable.
• China continental: si le es aplicable la Ley de Protección de la Información Personal de la República Popular China (PIPL), tiene en particular derecho a ser informado, a acceder a su información y obtener una copia, a que se rectifique o se suprima, a retirar su consentimiento y a obtener una explicación de nuestras normas de tratamiento. Su información se trata fuera de China, tal como se describe en la sección «Transferencias internacionales». Para ejercer estos derechos, escriba a administration@naviassistant.ai.

13. Cookies y tecnologías similares

El Sitio web no utiliza cookies publicitarias ni de seguimiento entre sitios. Puede almacenar en su navegador datos técnicos estrictamente necesarios para el funcionamiento del Sitio web. Cuando usted reproduce un vídeo de demostración, YouTube puede almacenar datos en su navegador con arreglo a su propia política. La aplicación de escritorio de Aya guarda su sesión de forma segura en el llavero de su sistema operativo. Las páginas de pago y de suscripción las sirve Stripe con arreglo a su propia política.

14. Menores

El Servicio está reservado a personas de 18 años o más, o de la mayoría de edad legal en su país de residencia si esta es superior. No recopilamos a sabiendas datos personales de menores. Si cree que un menor nos ha facilitado datos personales, póngase en contacto con nosotros y los eliminaremos.

15. Cambios en esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en el Servicio o en la ley. Publicaremos la versión actualizada en esta página con una nueva fecha y, cuando los cambios sean significativos, se lo comunicaremos a través del Servicio o por correo electrónico.

16. Contacto

NAVI AI AGENTS – FZCO, IFZA Business Park, DDP, Unit 66428-001, Dubai Silicon Oasis, Dubai, United Arab Emirates. Correo electrónico: administration@naviassistant.ai.